Tworzenie JPK w przedsiębiorstwie

W ostatnim czasie  wśród przedsiębiorców  wiele mówi się o Jednolitym Pliku Kontrolnym zwanym JPK. Wciąż  zadawane są pytania, których przedsiębiorstw JPK dotyczy i od kiedy obowiązuje. Jednolity Plik Kontrolny jest  zbiorem danych księgowych, posiadających  z góry ustaloną strukturę i format, stworzony w oparciu o programy do prowadzenia księgowości. Jest on tworzony  poprzez  eksport danych, zawierających informacje o operacjach gospodarczych wykonanych w danym okresie.   Sporządza   się go w formacie XML,  pozwalającym na  jego łatwe przetwarzanie. JPK to  zatem nic innego jak dodatkowa ewidencja gromadząca i porządkująca dane według  wyznaczonego systemu.   System ten obejmuje: księgi rachunkowe – JPK KR,  wyciąg bankowy – JPK WB, magazyn – JPK MAG, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT – JPK VAT, faktury VAT – JPK FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK PKPIR, ewidencja przychodów – JPK EWP. Przekazywanie danych w postaci elektronicznej na żądanie  organów Kontroli Administracji Skarbowej odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zapewniających bezpieczeństwo, wiarygodność i  niepodważalność  danych zawartych w księgach.

Dotychczas  obowiązujące przepisy nie określały  dokładnej formy przekazywania danych organom kontroli skarbowej.  Informacje udostępniano w formie elektronicznej, ale w różnych formatach, co uniemożliwiało ich porównywania  i zestawiania.   Komplikowało  to pracę urzędnikom i  absorbowało ogromną ilość czasu. Rozwiązaniem tego problemu  stał się właśnie Jednolity Plik Kontrolny.  Jego  głównym  zadaniem  jest  ujednolicenie sposobu przekazywania danych, co  umożliwi skrócenie czasu kontroli oraz obniżenie kosztów. W większości  przypadków przekazanie pliku będzie wiązało się z dokonaniem czynności sprawdzających, po których  nie będzie konieczności przeprowadzenia kontroli u podatnika.  Wgląd organów administracji skarbowej do uporządkowanych   danych pozwoli na szybkie wykrycie nieprawidłowości,  co daje szansę na  efektywne  przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT czy unikaniu opodatkowania. Dodatkową korzyścią jest ujednolicenie procedur kontrolnych i sprawdzających, co  da szansę    skutecznej  zarządzać zespołami  dokonującymi czynności kontrolnych.  Aby JPK spełnił  swoją funkcję, do nowych wymogów  muszą dostosować się wszyscy przedsiębiorcy. Wszystkie   oprogramowania  księgowe w firmie muszą mieć  możliwość eksportu danych dotyczących wszelkich  operacji księgowych w danym okresie. Podmioty zobowiązane są przekazywać pliki  JPK na żądanie organów podatkowych w jednym z dwóch terminów: od 1 lipca 2016 r. – duże podmioty, od lipca 2018 r. – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Bezwzględny obowiązek comiesięcznego przesyłania JPK organom kontroli skarbowej mają przedsiębiorcy prowadzący ewidencję zakupu i sprzedaży VAT.

Od 1 lipca 2016 roku zobowiązane są do tego duże podmioty, od 1 stycznia 2017 – małe i średnie, natomiast od 1 stycznia 2018 – mikro przedsiębiorcy.  O tym czy  dane przedsiebiorstwo jest dużym, średnim, małym, czy mikro przedsiębiorstwem decyduje średnia liczba zatrudnionych w danym roku pracowników, roczny obrót netto ze sprzedaży oraz suma aktywów bilansu. Te trzy parametry określa się na podstawie dwóch ostatnich lat działalności. Aby sprostać wymogom wynikającym z nowych przepisów  najłatwiej byłoby zaopatrzyć   się w oprogramowanie umożliwiające  łączenie plików JPK pochodzących z różnych miejsc i dowolnych systemów księgowych lub sprzedażowych oraz przesyłanie go w formie elektronicznej organom podatkowym .   Tego typu  programem jest JPK Link stworzony przez Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT. Program JPK Link, połączy różne bazy w jeden plik JPK, w którym każdy dokument będzie wykazany w osobnej pozycji. Warunek jest jeden – wszystkie programy księgowe, w których generowane   są te dokumenty muszą  posiadać możliwość utworzenia pliku JPK w aktualnej strukturze XML określonej przez ministerstwo finansów.  Program obsługuje także plik JPK VAT, którego comiesięczna wysyłka jest obecnie obowiązkiem większości przedsiębiorców. Dodawanie plików źródłowych w programie JPK Link jest bardzo   łatwe. Umożliwia on scalanie plików JPK w module Scal JPK. Użytkownik  oznacza, gdzie znajdują się te pliki (na dysku, na pendrive, w zasobach sieciowych itd.), a następnie przeciąga je na pulpit programu lub korzysta z funkcji Dodaj.  Dołączenie plików do programu bądź łączenie JPK  nie skutkuje żadną ingerencją w te pliki. Pozostają one w swojej lokalizacji  w niezmienionej formie.  Program JPK Link™  lokalizuje  jedynie ich położenie. W programie JPK Link™  można bez problemu  sprawdzić czy pliki otrzymane z różnych systemów, pochodzące od różnych producentów i utworzone w różnych lokalizacjach są  prawidłowe.    Jeżeli sprawdzenie poszczególnych plików i całej Grupy przebiegła pomyślnie,  wtedy za pomocą funkcji Scal można rozpocząć scalanie Grupy. Po chwili pojawi się  komunikat poświadczający  o prawidłowo przygotowanym złączonym pliku i można przystąpić do jego wysyłki.  Cały proces tworzenia jednego pliku JPK i jego wysyłki odbywa się w  paru prostych  krokach: wskazanie plików JPK,  weryfikacja plików, scalanie plików, podpisanie scalonego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wysłanie scalonego pliku, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Program JPK Link jest  przeznaczony  dla jednostek budżetowych, firm wielooddziałowych i biur rachunkowych. Do obsługi programu jest wymagany  system Windows 7 lub wyższy. JPK Link to program wszechstronny  i godny polecenia. Każdy przedsiębiorca z pewnością będzie  usatysfakcjonowany użytkując go.